上智大学ソフィア会
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ソフィアンズクラブ

個人情報

上智大学ソフィア会プライバシーポリシー

 上智大学ソフィア会(以下「本会」といいます。)は,個人情報の取扱いに関する方針(以下「本プライバシーポリシー」といいます。)を定め,これを公にし,本人等にとって容易に知り得る状態に置くとともに遵守します。

第1条(関係法令・ガイドライン等の遵守)

 本会は,個人情報の取得,利用その他の個人情報の取り扱いについて,個人情報の保護に関する法律(以下「法」といいます。),個人情報の保護に関する法律施行令(以下「施行令」といいます。),個人情報の保護に関する法律施行規則(以下「施行規則」といいます。)その他の関連法令(以下,総称して「関連法令」といいます。),ガイドライン及び本プライバシーポリシーを遵守します。

第2条(定義)

 本プライバシーポリシーにおける用語は,法,施行令及び施行規則の定義するところによります。ただし,以下の場合を除きます。

(1)「個人情報」とは,法第2条第1項の定義する個人情報をいいますが,「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づく「個人番号」及び「特定個人情報」は,「個人情報」に含まれないものとします。

(2)「匿名加工情報」は,法第36条第1項の定めるところにより匿名加工情報データベース等を構成する匿名加工情報をいいます。

第3条(適用対象)

 本プライバシーポリシー変更の適用対象となる個人情報は,本会が取り扱う本会会員(以下「会員」といいます。)の個人情報とします。

第4条(利用目的)

 本会は,以下の利用目的で会員の氏名,旧姓,性別,生年月日,卒年,学部・学科,郵便番号,住所,電話番号,電子メールアドレス,連絡先(主として実家の住所),卒業後の勤務先などの個人情報を収集します。

 本会,並びに本会会則第22条以下に定める学部・学科同窓会もしくは地域・各種ソフィア会(以下「登録団体」といいます。),学部,学科,クラスの同窓会及び地域の同窓会から会員に対する情報発信のため

第5条(利用目的の変更)

 第4条の利用目的は,変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲でのみ変更することがあります。この場合,本会は,変更された利用目的を公表します。

第6条(利用目的の範囲内での利用)

 本会は,第4条に定めた利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を取り扱い,その範囲を超える場合には,本人の同意を得ます。ただし,以下のいずれかの場合を除きます。

(1)法令に基づく場合

(2)人の生命,身体または財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第7条(書面による取得の場合の目的の表示)

 本会が契約書等の書面に記載された個人情報を直接取得する場合は,あらかじめ利用目的を明示します。ただし,人の生命,身体または財産の保護のために緊急の必要がある場合は,この限りではありません。

第8条(利用目的の公表等の例外)

 以下の場合には,第5条による公表及び第7条による明示を行いません。

(1)利用目的を本人に通知し,または公表することにより本人または第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2)利用目的を本人に通知し,または公表することにより本会の権利または正当な利益を害するおそれがある場合

(3)国の機関または地方公共団体が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって利用目的を本人に通知し,または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第9条(適正な取得)

1 本会は,原則として,会員が本会の会員資格を取得すると同時に上智大学から提供を受けることにより会員の個人情報を取得します。
本会が上智大学から提供を受ける会員の個人情報は,氏名,旧姓,性別,生年月日,卒年,学部・学科,郵便番号,住所,電話番号,電子メールアドレス,連絡先(主として実家の住所),卒業後の勤務先などです。

2 本会は,前項に定める方法以外の方法により会員の個人情報を取得することがあります。この場合においても,本会は偽りその他不正の手段により会員の個人情報を取得しません。

第10条(要配慮個人情報)

 本会が要配慮個人情報を取得する場合には,あらかじめ本人の同意を得ます。ただし,以下の場合は,あらかじめ本人の同意を得ることなく,要配慮個人情報を取得することがあります。

(1)法令に基づく場合

(2)人の生命,身体または財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(5)当該要配慮個人情報が,本人,国の機関,地方公共団体,放送機関・新聞社・通信社その他の報道機関(報道を業として行う個人を含む。),著述を業として行う者,大学その他の学術研究を目的とする機関もしくは団体またはそれらに属する者宗教団体その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合

(6)その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合

第11条(正確性の確保,遅滞なき消去等)

 本会は,利用目的の達成に必要な範囲内において個人データを正確かつ最新の状態に保つとともに,利用目的の範囲内でかつ関連法令・ガイドライン等の定めに従い個人データの保存期間を定め,保存期間経過後は個人データを遅滞なく消去します。

第12条(安全管理措置に関する事項)

 本会は,個人データを不正なアクセス,改竄,漏洩,滅失及び毀損等から保護するため,必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

第13条(事務局職員の監督)

 本会は,個人データの安全管理が図られるよう事務局職員に対する必要かつ適切な監督をし,必要な教育研修を実施します。

第14条(委託先の監督)

 本会は,利用目的の範囲内で個人データの取扱いの全部または一部を第三者に委託することがあります。この場合において,本会は,当該第三者における安全管理措置に照らして個人情報を適正に取り扱うと認められるものを選定し,委託契約において,安全管理,秘密保持,再委託の条件その他の個人データの取扱いに関する事項について適正に定め,当該第三者における個人データ取扱い状況を把握し,必要かつ適切な監督を実施します。

第15条(第三者への提供)

1 本会は,以下の場合に第三者に個人データを提供します。
会員が登録団体の設立もしくは行事の開催,または学部,学科,クラスの同窓会,地域の同窓会の開催を目的として,該当する会員の個人データの提供を求めた場合

2 前項の場合,個人データの提供を求める会員は,前項に定める目的にのみ提供された個人データを利用する旨の同意書を本会に提出ものとします。

3 前2項に定める場合,本会は,「該当会員宛名ラベル」(紙媒体)及び「該当会員リスト」(紙媒体または電子データ媒体)として以下の情報を提供します。

① 「該当会員宛名ラベル」 氏名,郵便番号,住所及び会員番号

② 「該当会員リスト」 氏名,旧姓,郵便番号,住所,電話番号,学部,学科,卒年及び会員番号

4 本会は,第1項に定める場合を除き,あらかじめ本人の同意を得ることなく,第三者に個人データを提供しません。ただし,以下の場合を除きます。

(1)法令に基づく場合

(2)人の生命,身体または財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第16条(第三者提供の停止等)

1 本人が,当該本人が識別される個人データを第15条に基づき第三者へ提供することについて停止を求めたときは,本会は,当該個人が識別される個人データの提供を停止します。ただし,登録団体のうち学部・学科同窓会の設立もしくは行事の開催,または学部,学科,クラスの同窓会の開催を目的とする該当会員リストには,在籍していた当時の氏名のみは掲載されて提供されるものとします。
この場合,当該第三者から本人への連絡,案内等は発信されません。

2 本人が本会からの情報発信の停止を求めたときは,本会はこれを停止します。本人には,ソフィアンズナウ,金銀ルビー銅祝の案内,募金依頼等の郵送,メールニュースの配信等本会からの情報が発信されません。

3 本人による前2項に定める求めは,本会のホームページにリンクされている「個人情報提供等停止フォーム」を用いて通知する方法または文書により本会事務局宛に郵送もしくはファクシミリ送信により通知する方法によることとします。

4 前項の通知がなされた場合には,本会事務局主事は,その通知が当該個人が識別される個人データにかかる本人によりなされたことを確認して受理します。

第17条(外国第三者提供)

 本プライバシーポリシーの第三者提供に関する他の定めにかかわらず,本会は,外国にある第三者に個人データを提供する場合には,以下の場合を除き本人の同意を得ます。

(1)法令に基づく場合

(2)人の生命,身体または財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(5)当該第三者がAPECのCBPR(越境個人情報保護ルール)の認証を得ており,第10条第1項第5号の要件を満たす場合

(6)当該第三者に,日本国の個人情報保護法上個人情報取扱事業者が講ずべき措置を継続的に講じさせるために必要なものとして,相当な契約を締結した場合で第14条に基づき委託する場合

(7)個人情報保護委員会規則に個人の権利利益を保護するうえで我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国が規定された後に,当該外国にある第三者に提供する場合で第13条に基づき委託する場合

第18条(確認・記録)

 本会が第三者との間で個人データの授受を行う場合において,関連法令及びガイドラインによって必要とされる場合,本会は関連法令及びガイドラインの定めに従い,適切に確認・記録を行います。

第19条(匿名加工情報)

 本会は匿名加工情報を取り扱いません。

第20条(保有個人データに関する事項)

 本会の保有個人データに関する事項は以下のとおりです

(1)個人情報取扱事業者の氏名または名称
本会

(2)すべての保有個人データの利用目的
本会会則第3条に定める本会の目的を達成するため,本会,並びに登録団体,学部,学科,クラスの同窓会及び地域の同窓会から会員に対する情報発信のため

(3)保有個人データに関する利用目的の通知,開示,訂正,追加もしくは削除,利用の停止もしくは消去,または第三者への提供(第14条に基づく第三者への提供を除きます。)の停止の請求等に応じる手続

① 本人(代理人を含み,本条及び次条において併せて「本人」といいます。)から本会事務局主事に対してするものとします。

② 本人確認書類及び代理人の代理権を証する書類は,本会事務局主事が定めるものを提出してください。

③ 手数料
利用目的の通知または保有個人データの開示請求に限り,本会事務局主事が本人に通知する,実費を勘案し て合理的と認められる範囲内の手数料をお支払いいただきます。

(4)個人情報取扱事業者が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
  【対応窓口の名称】
   上智大学ソフィア会事務局
  【対応窓口の連絡先】
   TEL 03-3238-3041
   FAX 03-3238-3028
  【対応窓口の受付時間】
   10時~17時(ただし土日祝日およびその他休館日を除く)

第21条(本人が識別される保有個人データの利用目的の通知)

 本会は,本人から,当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは,本人に対し,遅滞なく,これを通知します。ただし,以下の場合を除きます。

(1)本プライバシーポリシーの定めにより,当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

(2)第8条第1号から第3号に該当する場合

第22条(漏洩時の対応)

 万一,個人情報の漏洩等が発生した場合には,個人データの漏洩等の事案が発生した場合等の対応について(平成29年個人情報保護委員会告示第1号)に基づき,本人への通知や,個人情報保護委員会への報告等の適切な対応をとります。

第23条(継続的改善)

 本会は,個人情報保護に関する内部規定の整備,従業者教育及び内部監査の実施などを通じて,社内における個人情報の取扱いについて継続的な改善に努めます。

第24条(変更)

 本プライバシーポリシーは,法令・ガイドラインに反しない範囲で変更される場合がありますが,本会に一方的に利益となるような変更は致しません。本プライバシーポリシー変更の効力は,ウエブサイトに表示された時点から即時に発生します。 制定 2018年8月23日

同窓会を開きたい(幹事担当の)方へ

 同窓会を開催するために、最新の「該当会員情報」が必要な場合、以下のような手続きが可能です。

「宛名ラベル」「会員リスト」の提供 (登録ソフィア会は無料、未登録の場合は有料です。)

  1. 学部、学科、クラスの場合: 「会員情報」のお申し込みは、代表者2名(以上)でお願いいたします。学部・学科・卒年単位で「該当宛名ラベル」「該当会員リスト」を提供いたします。
  2. 地域ソフィア会(国内)の場合: 地域ソフィア会(国内)を立ち上げる場合、代表者5名をソフィア会事務局にお届けください。 その代表者の1名からお申し込みいただければ、都道府県名、或いは郵便番号(左3桁)単位で「該当宛名ラベル」「該当会員リスト」を提供いたします。
  3. 地域ソフィア会(海外)の場合: 地域ソフィア会(海外)を立ち上げる場合、代表者5名をソフィア会事務局にお届けください。 その代表者の1名からお申し込みいただければ、国名単位で「該当宛名ラベル」「該当会員リスト」を提供いたします。(地区や都市等の単位では抽出できません。)

 いずれの場合にも、お申し込みに際し、個人情報保護という点を配慮して、該当会員の情報は同窓会開催のためだけに使うという「同意書」を当該代表者に提出していただきます。
 なお、「宛名ラベル」「会員リスト」は、ソフィア会データベースからプリントアウトいたしますが、あくまでもソフィア会会員ご本人がソフィア会のデータを更新していることが前提です。転勤や引越しでご本人が変更手続きをしていない場合など、現実の最新情報が反映されていない場合がありますのでご了承ください。
 (住所やEメールアドレスの変更などは、当ウエブサイトのタイトルバナー右側にある「住所変更」ボタンから手続きをお願いいたします。)
 「該当宛名ラベル」には氏名、郵便番号、住所、会員番号が、「該当会員リスト」には氏名、旧姓、郵便番号、住所、電話番号、学部、学科、卒年、会員番号が表記されています。いずれも、出力時に実費をいただいております。
 同窓会を開催される通知をソフィア会事務局にもお送りください。

問合せ先

ソフィア会の個人情報の取り扱いに関するご質問またご要望は、お問い合わせフォームにて受付けております。

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