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卒業生データベースの均一化について

2021年07月26日

上智大学ソフィア会 会員各位

上智大学ソフィア会
会長 鳥居 正男

　ソフィア会では、毎年会員が大学・大学院等を卒業して本会の会員資格を取得すると同時に大学側(注1) (学校法人上智学院)から提供を受けることにより新たな会員の個人情報を取得しております。 　しかし、この情報のアップデートはこれまでソフィア会側のみで行ってきたため、大学側が所有している情報との間で齟齬が発生しております。こうした不統一を解消するため、今般、現在ソフィア会が所有している情報を基に、学校法人上智学院が所有している情報をアップデートすることになりました(注2) のでお知らせいたします。
　なお、対象となるデータベースの利用目的等を改めて下記に列挙させていただきましたので、ご参照ください。

(注1)この情報移譲については、上智大学ソフィア会のサイトに掲載されている、「上智大学ソフィア会プライバシーポリシー第9条第1 項をご参照ください。
(注2)「上智大学ソフィア会プライバシーポリシー」に、個人情報の(上智大学との)共同利用の項目を追加します。

1. 対象となる個人情報の項目
   会員氏名、旧姓、性別、生年月日、卒年、学部・学科、郵便番号、電子メールアドレス、住所、卒業後の勤 務先など(上記、上智大学ソフィア会プライバシーポリシー第9条の第2項を併せてご参照ください)
2. 利用者
   ソフィア会事務局、上智学院総務局ソフィア連携室
3. 主な利用の目的
   
   1. 卒業生からの連絡に対して、本人確認作業時に参照する。
   2. 卒業生の慶弔等に際し、電報等を送る際に情報を補完する目的で参照する。
   3. 募金依頼送付の際の宛先確認作業時に参照する。
   4. 役職者・教職員が海外および国内出張時に現地ソフィア会と会合をする際の事前の情報収集等にあたり、現地ソフィア会の実権者の方と連絡・調整を図る際に連絡先情報を参照する。
   5. ソフィア会、並びにソフィア会会則第 22 条以下に定める学部・学科同窓会もしくは地域・各種ソフ ィア会、学部・学科、クラスの同窓会及び地域の同窓会からソフィア会会員に対する情報発信時に参 照する。
   ※その他、大学現況などの発信・送付など、今後卒業生との接点を増やしていくことも検討中。
4. 個人情報の管理についての責任者
   上智学院総務局長 木下昭子 上智大学ソフィア会副会長 池尾 茂
5. 追記
   本状にてお知らせした内容は、2021 年 7 月から 12 月までを周知期間として1ソフィア会ホームページ、 2会報「SOPHIANS NOW」2021 年度秋号、3メールマガジンで卒業生全体へ告知いたします。 本件作業完了後の情報を利用した実務開始は、2022 年 1 月からといたします。

▼本件に関する問い合わせについて▼
上智大学ソフィア会事務局 03-3238-3041