上智大学ソフィア会代議員候補者の推薦について

1. はじめに

2010年4月17日に開かれた全国代議員会での審議を経て翌5月30日に開かれたソフィア会会員総会において、全国代議員会がソフィア会の最高議決機関になることが決まりました。
この、いわば「直接民主制」(会員総会)から「間接民主制」(全国代議員会議により議決)への変更により、会員の代表である代議員の責任は従来より重くなりました。

代議員の選出においては、男女、学部、地域、卒年等に隔たりなくバランスよい構成が期待され、より適切な代議員の選出にむけて継続的な取り組みを行うことを目指して、任期が3年の常設の役員選考委員会が、2010年10月16日全国代議員会の承認を得て、設置されました。

このような経過を踏まえ、ソフィア会組織委員会や役員選考委員会では、期の中途においても、
　1)各登録団体(地域・各種ソフィア会)を代表する代議員の選出を継続的に、お願いしていくこと。
　2)代議員特別枠等(4. 代議員の定員とその選出方法についてを参照)で、
　　代議員を継続的に公募し推薦すること。
に、取り組んでいます。

また、ソフィア会では、全国代議員会への遠方からの参加を容易にするため、1)交通費の一部補助を、また、やむなく欠席の方へは、2)議決権行使の委任状に加え議案毎の事前のWebによる投票を、導入しました。さらに、3)議案は、電子メール・Webを活用し代議員への迅速かつタイムリーな送達を、実現しています。

今後も、全国代議員会が実質的な討議の場として更に発展するよう、ソフィア会会員の皆様のご理解とご支援を、お願いいたします。

2. 全国代議員会と代議員の役割

全国代議員会は、ソフィア会の最高議決機関で、代議員がこれを構成します。定例全国代議員会は、秋季と春季の年2回、ソフィア会会長の招集により開催され、下図((1)～(7))にある事項を決議または承認します。

代議員の主な役割は、全国代議員会に出席して、議題に関して、決議や承認をすることです。
　＊全国代議員会には定足数がありますので、連絡先の変更や全国代議員会への出欠返信を確実に行って
　　　いただき、ソフィア会の活動方針やその運営に関し積極的にご提言いただくことが期待されています。

3. 代議員の任期

2011年5月21日全国代議員会において、第1期代議員が任命されました。この任期は3年です。そして、3年ごとに全員改選となります。
代議員は、合計で6回の定例全国代議員会に出席することになります。

期中(期の中途)から代議員に選出された方の任期満了は、当期代議員と同じになります。
　例)2013年5月の全国代議員で承認された代議員の任期は、その会の終了時点から、2014年5月までの
　　　任期となります。
　　　従って、合計で2回の定例全国代議員会(2013年10月、2014年5月)に出席することになります。

4. 代議員の定員とその選出方法について

全国代議員会の決定により、以下の分類別の定員枠を基準に代議員を選出し推薦しています。
そして、代議員全体で610名が上限と定められています。

　＊役員選考委員会においては、2014年5月の第2期代議員推薦に向けて、この選出方法の改定を検討しています。

2012年12月4日現在

分類	分類の意味	代議員 数枠	現代 議員数	備考
現代議員	2010年10月まで旧制度代議員で新制度代議員として参加意思のある方	316	303
地域(国内) ソフィア会代表	団体選出の代表者1名 選出方法は、各団体の判断による	78	32	現代議員とダブル場合は、こちらにカウント
地域(海外) ソフィア会代表	団体選出の代表者1名 選出方法は、各団体の判断による	57	16	同上
各種ソフィア会代表	団体選出の代表者1名 選出方法は、各団体の判断による	82	62	同上
常任委員会メンバー	現常任委員会メンバー	22	21	現代議員とダブル場合は、こちらにカウント
専門委員会メンバー	現専門委員会メンバー	15	11
特別選抜枠 (ソフィア会強化枠)	(1)若世代、(2)女性、(3)金銀銅祝他イベント責任者、(4)準会員(現役学生)、(5)直近の卒業生、(6)教職員のOB・OG、(7)国際部のOB・OG	20	13
その他枠	上記以外で、個別に判断するケース	10	2
旧聖母大学枠	旧聖母大学OB・OGのソフィア会参加に伴い会員数比例割合で枠を追加	10	10	2011年10月に追加
合計		610	470

5. 登録団体(地域・各種ソフィア会)選出代議員について

1. ソフィア会新規登録団体の場合の代議員選出
   ソフィア会では、ソフィア会の活動をより充実させるために、(義務規定はありませんが)登録団体 は、代表1名を、代議員として選出していただくことを、お願いしています。
2. 期中(期の中途)での選出について
   ソフィア会では、ソフィア会の活動をより充実させるために、 (義務規定はありませんが)登録団体は、代表1名を代議員として選出していただくことを、期中においても、お願いしています。
3. 代議員の中途交代について
   各登録団体において代議員の交代を決定した場合には、ソフィア会事務局へ届け出てください。

6. 期中(期の中途)での代議員の追加推薦について

役員選考委員会は、ソフィア会活動をより充実させるために、 「特別選抜枠」等(4. 代議員の定員とその選出方法についてを参照)の欠員を補充するべく、志が高く、明朗で行動力のある方を代議員として公募しています。
推薦の要件は、5名以上のソフィアンの推薦があること、またそのうち最低限1名は代議員であることです。

推薦時期と、代議員としての任期は、以下の通りです。

推薦時期	承認を求める全国代議員会	任期開始	任期満了年月日
2012年8月末	2012年10月20日	いずれの場合も、全国 代議員会の承認後	2014年5月開催の 全国代議員会まで
2013年2月末	2013年5月18日
2013年8月末	2013年10月開催

「上智大学ソフィア会代議員候補推薦書」(記入用紙)はこちらからダウンロードしてください。
[WORD 30KB]

7. よくある質問とその回答

登録団体(地域、各種ソフィア会)選出代議員のケース

Q1　必ず選出しないといけないのでしょうか？

A1　現段階で義務の規定はありませんが、代議員の重要性を認識いただき、可能な限り協力いただくことを、ソフィア会としてお願いしています。

Q2　期の途中でも、代議員は選出可能ですか？

A2　はい、ソフィア会では、是非、選出いただきたいと考えています。

Q3　役員の交代などで、3年任期の中途などで代議員を交代したい場合は可能でしょうか？

A3　可能です。　その旨、 「上智大学ソフィア会登録団体代議員選出届出書」にて、ご連絡ください。
(5. 登録団体(地域・各種ソフィア会)選出代議員についてを参照)

Q4　代議員を交代するのですが、前任者を、代議員として、残すことは可能ですか？

A4　登録団体からの代表者は1名です。　 前任者を、代議員として残したい場合、中途の公募の手続きで申請していただきます。
(6. 期中(期の中途)での代議員の追加推薦についてを参照)

Q5　団体の代表者が、代議員とならないといけないのですか？

A5　代議員は、各団体のご判断で適切な方を選出してください。ソフィア会としては、各団体の判断を尊重します。

Q6　「現代議員枠」として当団体から既に代議員が参加していますが、さらに追加選出が必要ですか？

A6　ソフィア会としては、「現代議員」枠の方とは別に登録団体からの代表者は1名を選出いただきたいと考えています。
ですが、これが困難という場合には、「現代議員」枠から、「団体代表」枠に移行いただくことは可能です。
その旨、 「上智大学ソフィア会登録団体代議員選出届出書」にて、ご連絡ください。
(5. 登録団体(地域・各種ソフィア会)選出代議員についてを参照)

登録団体以外からの選出代議員のケース

Q7　期の中途で､欠員の補充は行うのでしょうか？その決定はどのようにおこなわれるのでしょうか？

A7　はい。特別枠等の公募を行っています。
(詳細は6. 期中(期の中途)での代議員の追加推薦についてを参照)
役員選考委員会にて審議の上、直近の全国代議員会の承認を得て決定されます。

Q8　都合により、代議員を退任したいのですが、後任を指名することは可能ですが？

A8　後任の代議員を指名することはできません。代議員は、役員選考委員会の推薦と全国代議員会の承認が必要です。
このような場合には、中途の公募の手続きで申請していただきます。
(6. 期中(期の中途)での代議員の追加推薦についてを参照)