ソフィアンズクラブ利用規程

改正　平成29年（2017年）4月1日全文改定
改正　平成29年（2017年）4月20日
改正　平成30年（2018年）7月1日
改正　平成31年（2019年）2月1日
改正　令和6年（2024年）9月19日

（目的）

第1条　本規程は、ソフィアンズクラブ（以下「クラブ」という。）の利用に関する事項を定めることを目的とする。

（利用資格）

第2条　クラブは、以下の者（以下「利用資格者」という。）が利用することができる。

1. 上智大学ソフィア会（以下「本会」という。）会則第5条に定める会員（同条第5項に定める準会員を除く。）
2. 上智学院教職員（中学校及び高等学校の教職員を除く。）

2. 利用資格者は、1名につき3名まで利用資格者以外の者を同伴してクラブを利用することができる。（以下、利用資格者に同伴してクラブを利用する者を「同伴者」といい、クラブを利用するすべての者を「利用者」という。）
3. 利用資格者は、クラブの受付に備え付けた利用簿（以下「利用簿」という。）に所定の事項を記入してクラブに入館する。
4. 前項の定めに関わらず、利用資格者が以下の資格証明書類を提示した場合、当該利用資格者は、利用簿に記入することなくクラブに入館することができる。この場合、当該利用資格者は、同伴者の人数をクラブの受付に申告する。
1. 第1項第1号の利用資格者　ソフィアンズクラブ入館証
2. 第1項第2号の利用資格者　上智学院教職員証

（開館日・開館時間）

第3条　クラブの開館日は、年末年始及び夏季休業日を除く平日及び土曜日とする。また、全館貸切の場合に限り、本会は、日曜日又は祝日にクラブを開館することができる。

2. クラブの開館時間は、午前10時から午後9時までとし、クラブの会議室（以下「会議室」という。）の利用時間は、午前11時から午後9時までとする。ただし、全館貸切の場合、クラブの開館時間及び会議室の利用時間は、午前11時から午後8時までとする。なお、利用者は閉館時間の午後9時までに退室できるよう、飲食を伴う利用の場合、会議室利用においては午後8時30分、全館貸切においては午後7時30分を目処に会合を終了し、撤収を開始しなければならない。
3. 上智学院又は上智大学の入学試験、イベントの実施、その他やむを得ない場合、本会は、クラブの全部又は一部について、前2項に定める開館日及び開館時間を臨時に変更することができる。この場合には、本会事務局は、本会ウェブサイト、クラブ内への掲示その他の適当な方法により、本会会員に告知する。

（利用時間）

第4条　サロンの利用時間は、1回あたり2時間以内とする。

（サロンの利用料金）

第5条　サロンの利用料金は、無料とする。

（会議室の利用・全館貸切による利用）

第6条　利用資格者は、利用資格者及び同伴者による各種会合のため、事前に予約することにより有償にて、会議室又はクラブ全館を利用することができる。ただし、全館貸切は、日曜日又は祝日限りとする。

2. 会議室及び全館貸切の利用料金は、以下のとおりとする。 　
   1. 会議室（3室　1室あたり32m²）
      　a　基本料金　4,000円（2時間）
      　b　延長料金　1,000円（30分ごと）
      
   2. 全館貸切（278m²）（利用可能時間は、午前11時から午後8時までとする。）
      　a　基本料金　40,000円（3時間）
      　b　延長料金　10,000円（1時間ごと）
      
3. 会議室又は全館貸切は、以下の手続により利用することができる。
   1. 会議室は利用日の4か月前より予約を受け付ける。全館貸切は利用日の6か月前より予約を受け付ける。ただし、全館貸切の申込み期限は、利用日の1か月前までとする。
   2. 利用日の1か月前までに、本会ウェブサイトに掲載の「ソフィアンズクラブ利用申込フォーム」に必要事項を記入し、送信することにより予約する。利用申込みが重複した場合には、先着順とする。
   3. クラブに発注を依頼したケータリング料金及び飲物料金を含む利用料金は、事前又は利用日から1週間以内に指定口座に振り込む。振込手数料は利用者の負担とする。
   4. 利用予定日の7日前、全館貸切の場合は14日前を過ぎてキャンセルする場合、利用予定日から1週間以内にキャンセル料として利用料金の20％を支払う。銀行振込の場合には、振込手数料は利用申込者の負担とする。ただし、利用日当日、上智学院の指示によりクラブの利用が不可能となったことにより利用しなかった場合には、キャンセル料は発生しない。

（遵守事項）

第7条　利用者は、以下の事項を遵守する。

1. 大声での会話、楽器演奏、放歌、演武、サロンでのオンライン会議や電話など他の利用者や研究室・教室の迷惑となる行為をしないこと
2. 法令違反、公序良俗違反にあたる行為をしないこと
3. 営利・勧誘を目的とする行為をしないこと
4. クラブ内の諸設備、諸物品を毀損・汚損しないこと
5. クラブ内の諸設備、諸物品を許可なく移動しないこと
6. クラブはセルフサービスであることを踏まえ、持ち込んだ飲食物、クラブ内で実費販売する飲物の片付けを徹底すること
7. 第4条に定める利用時間を超えてサロンを利用しないこと
8. 会議室及び全館貸切の利用時間は、準備・後片付けを含めた時間であることを確認し、これらを含めた時間が予約した時間を超えないようにすること。準備・後片付けを含めた利用時間が予約時間を超えたときは、超過料金を支払うこと
9. ごみをクラブ内に残置せず所定の場所へ捨てるか持ち帰ること
10. クラブ内は、禁煙とする

2. 利用者が前項の遵守事項に違反し、又は違反するおそれがあると認められる場合、本会事務局は、利用者に対して遵守事項に従うよう指示し、利用者がその指示に従わないときは、クラブからの退去を要請することができる。利用者は、本会事務局の指示又及び退去要請に従わなければならない。
3. 第6条に定める会議室又は全館貸切の利用手続きにおいて、「ソフィアンズクラブ利用申込書」に虚偽の記載があることが判明した場合又は第1項に反する利用をすることが判明した場合、本会事務局は、利用申込者に通知することにより、会議室の利用又は全館貸切による利用を拒否する。

（規程の改正）

第8条　本規程が改定された場合、改定後の規程は、改定日よりすべての利用者に適用される。

附則

本規程は、令和6年（2024年）9月19日から改正する。

以上

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新ソフィアンズクラブ利用手引き

1. 「新規予約エントリー」では「予約確定」ではありません。
2. 新規予約エントリーをされますと、登録されたメールアドレスへ、自動返信で受付番号をお送りしますので大切に保管してください。
   もし、受付番号のメールが受信できない場合は、登録されたメールアドレスが間違っていることが考えられますので、申込者のメールアドレスにて、その旨、下記メールアドレスへご連絡ください。
   なお、メールには、ソフィア会会員番号・氏名・西暦卒年・学部・学科を明記して下さい。
   
3. 「予約確定」または「予約不可」は、別途ソフィア会事務局からメールにてご回答申しあげます。
   予約可否メールは１週間以内にお送りしますので、必ず予約可否をご確認ください。
4. 予約変更・予約取消もWEBエントリーからお願い致します。
   WEBエントリーのエントリー区分を「変更」または「取消」を選択して登録してください。
   それぞれ「変更番号」、「取消番号」をお送りしますのでこれも保管してください。
5. 予約場所（A会議室、B会議室、C会議室）については、予約希望日及び参加人数を考慮して、当方より適切な会議室予約をさせて頂き、メールにてご連絡いたします。
6. ケータリング・お持ち込みをご利用される場合は、前後30分ずつの準備時間と後片付け時間を付与してお申込みください。
   例として、ケータリング・お持ち込み準備30分＋懇親会2時間＋後片付け30分＝3時間
   ケータリングについては、ソフィアンズクラブ推奨の業者との契約は、クラブが仲介することは可能です。ただし、支払については直接、業者にお支払ください。
7. ケータリングについては、ソフィアンズクラブ推奨の業者との契約は、クラブが仲介することは可能です。ただし、支払については直接、業者にお支払ください。
8. 会議室予約の申込ができる日は、予約WEBエントリーされた日から４ヶ月以内です。
   全館貸切の申込ができる日は、予約WEBエントリーされた日から６ヶ月から１ヶ月以内です。
9. 会議室の利用については、１室のみではなく、複数室を同時利用可能です。
10. ソフィアンズクラブ予約申込には、ソフィア会会員番号の記入が必須です。ソフィア会会員番号は、お送りしているソフィアンズナウの宛名シールに記載されております。もし、不明の場合は、ソフィア会に登録されているメールアドレスから、ソフィア会事務局にお問い合わせください。メールには氏名、卒年、学部・学科を明記してください。
11. 上智大学等以外のご卒業の教職員の方のWEBエントリーは、会員番号に教職員番号を入力して頂き、学部には局名、学科にはグループ等をご記入ください。メールアドレスは、上智学院上智大学の指定アドレスを必ず登録ください。
12. 会議室及び全館の使用できる席数・人数の目安及び料金は、こちらをご覧ください。
    会場の設営が必要な場合は、各団体で行ってください。
    クラブ入館証にはソフィア会会員番号も記載されますので、次回申込時に参照ください。
13. 会議室室料及びクラブでの飲料費支払については、原則4,000円を超える場合は、予約申込者のメールアドレス宛に請求書を添付送付しますので、請求書発行日から2週間以内に指定口座にお振込をお願いします。振込時に摘要欄に予約番号または変更番号を記載してください。
    キャンセルが発生した場合は、予約申込者のメールアドレス宛に請求書を添付送付しますので、利用予定日から1週間以内に指定口座にお振込をお願いします。振込時に摘要欄に予約番号または変更番号を記載してください。
14. ソフィアンズクラブには、利用者のためのクロークはご用意しておりません。貴重品管理を含め、自己責任にてご対応をお願い致します。
15. サロンのみのご利用の場合、席料は無料となります。飲料については、備え付けのサーバー（実費）をご利用ください。

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