第3回銅祝準備委員会 4月26日（火）18時半から21時
於 ソフィアンズクラブ
出席者 準備委員6名 事務局スタッフ3名 スペシャルスタッフ1名
１．案内状・申し込みフォーム・質問について
A.案内状発送・返信状況についての報告
同伴者不明（4/27連絡あり：大人1名、子供9歳2名、5歳1名）
B．入力フォームをいつまでリンクさせておくか？
→ 5月2日までとなっているが、間際に 連絡が集中するのでリンクは継続。5月9日までに連絡すれば当日受け取れると告知する。
C.質問は住所変更についての一件のみ。連絡していないのに引越し先の実家に案内状が来たの はなぜか？答え：戻ってきた後に実家へ送るシステムになっているため。
銅祝についての質問はなし。
D.オンライン申し込みフォームのレイアウトについて提案
（１）ローマ字表記 名が先か姓 が先か、分かりにくい。→ 入力者が戸惑うようなら変更が必要。名・姓の順で書いてもらうように表記しておいてはどうか。
（２）番地を別にしておくのはな ぜ？→ １−２−２１が途中で切れてしまうと配達できなくなるため。[記入例：１−２−２１]のようにしてはどうか。
２．進捗状況の報告
銅祝ホームページ 470アクセス
ブログ（銅祝委員のひとりごと）
320（4月1日）→ 800超（4月26日）
案内状発送後外部からの
アクセスが増加。
３．人員確保の件
SNS経由で上智の学生さんからお手伝いをさせてもらえないかというメールをもらい、子供相手 のボランティアを長く続けているのでキッズコーナーを手伝いたいとのこと。
→ キッズコーナーの人員を確保
するのが最重要課題なのでぜひ手伝ってほしい。
（スペシャルスタッフとして参加）
スペシャルスタッフあいさつ、自 己紹介。お母様が上智の卒業生でソフィアンズナウは見ているとのこと。他大学で学園祭の実行委員を経験。
４．キッズコーナーについて
パーティーが12時半から14時半の予定で行なわれ、
読み聞かせは13時半ごろから30分程度の予定（正式な時間は 後日連絡：この時間で決定）
A.委員提案企画
（１）ビンゴでスイーツ（ビンゴ であたったお子さんからお菓子を配る）
・ あ げるお菓子は同じでかまわない
（２）たまごっちツーシンコー ナー（女の子同士顔見知りでなくてもすぐ友達になれる）
・ 持っ ていない子どももいるので特設コーナーを作らないほうがよいのではないか？
・ 持っ てきた子どもたちがお互いに通信するのはかまわないということにしてはどうか。→ ホームページでは告知をしない。
（３）折り 紙・ぬり絵・かんたんな工作を準備
・ 両 端に等間隔で穴をあけておいた紙を用意。穴に毛糸を通してバッグのようにしたあと 、紙の表面に折り紙（用意してあるもの）の切ったものなどを貼る。
・ ど うぶつ折り紙→ 子どもが自分でやるのは難しいがスペシャルスタッフが一緒にやるのであればよいのでは？
・ 子 供の年齢は？→ 9歳が一人。（4/27判明。5歳一人、9歳二人）だいたい小学生くらい。年齢によっておくものは変えてもよい。好きなように好き なことをやってもらう。スペシャルスタッフに注意して見てもらう。（けんかになりそうな場合など）
（４） 食 べ物の予算はどのくらいか？−去年は200円（おにぎりとお茶）一昨年も200円（駄菓子とジュース）子供の人数は50−60人。去年は子供の予算を多く するのはフェアではないという意見もあったが、子供を安心して預けられるようにするためにはある程度予算を確保したほうがよい。
(a) 今 年の予算は食べ物250円。（おにぎり・お茶が200円、お菓子が50円） ビンゴであたったお子さんからつかみどりにしてはどうか？
(b) お 茶・おにぎりの手配は事務局で。お菓子は1週間前に購入。
（５） お 菓子を入れて渡す袋は問屋街などで購入。枚数は多いが（100枚単位）、余ったら来年以降に使う。お菓子を入れてつかみどりする箱はダンボールで作 成。3歳 以下の子供にはあらかじめ渡せるお菓子を詰めておく。（マルボーロなど）
（６） ASFキッズルームへの出張ではなく工作などパーティー会場の中でできるものがよいのではない か。（目の届かないところへ行くのを不安に思う親もいるため）小学2年生以上であれば可能か。読み聞かせの時間が正式にきまってから考える。
（７） お 菓子・おもちゃ・風船などキッズコーナーで使うものの予算を委員側でまとめる。全部で5000円くらいか？ASFからヘリウム風船をもらえなくても普通の風船（浮かばないもの）に棒をつけて飾ってもよ い。風船につける棒も100本単位など数が多くなるが、余った分は来年以降に回す。
５．会場内の確認
（１）オムツ交換場所→ 去年は 椅子を二つ並べて簡易オムツ交換場所とした。今年も同様。
（２）当日受付を階段の真下に設 置、事前受付を会場内部に設置。
（３）料理を置くテーブルが二つ 真ん中にあり、それを挟むように学部ごとのテーブル（食事・飲み物を持ってきて食べる）を両側に設置。→ 特に問題は なかったので同じレイアウトでもよい。
（４）キッズコーナーの作業台は ないが、壁がわに机をおいてお菓子などを置く。
（５）パーティーの司会 同期で
アナウンサーの方にお願いできないか？
お子さんはキッズコーナーに預けてもらう。
無給だがパーティーの会費は免除してもよいので
は。→ 委員から連絡をとってみる。
（６）前日は午後3時までしか会場内を見られず、
そのあとも準備をすることはできない。
会場準備は当日朝のみ。
６．パーティーのスケジュール
（１）開始前 注意事項を告知。
（２）開会後 乾杯、関係者のあ
いさつ。先生方が来場されたら随時あいさつをしてもらう。
（受付から司会に連絡）準備委員は流れの中で委員長から紹介。
（３）参加者の報告（学部・学科 別）
（４）乾杯のあいさつ 遠くから 来た人、いちばん参加者の多かった学科から推薦、など。
（５）スナップ写真 会場内で随
時撮影。
司会者から注意事項と一緒に写真撮影およびホームページ掲載を告知。
（６）閉会は14時半、15時に撤収。
７．式典での代表者あいさつ 比 較文化学科 伊藤麻美さん
８．パーティーに招待する先生
・ デーケン先生、カリー先生、 猪口先生という案が出ていたが？→ デーケン先生は当日いらっしゃらない。カリー先生は銀祝でもよびたいという声があるので共同で招待する。猪口先生は単 独で招待。
・ 先生への招待状に学科の方の 名前があるとよいのではないだろうか。出席の返事をもらっている人の中から、同じ学科の人をピックアップして連絡してもよいかどうか聞いてはどうか？
・ 招待状は文面に委員長名を入 れて送る。銀祝で出すものを参考にさせてもらう。
９．祝状について（去年の実績）
パーティー開始時は受付におき、 途中で帰る人にはそこで渡す。残り30分になったら各テーブルに移す。忘れずに持って帰ってもらうように、案内が必要。（最初 のあいさつ、最後のあいさつで案内する。）式典だけ出席の人には当日受付のところに祝状をおいているので、そこで渡す。
１０．募金箱
お金の管理も大変なので案内だけ おくことを検討する。
100周年募金ものちほど卒業生に依頼が来るそうなのでその機会に譲ることにしてはどうか。置 く案内の例として は国土緑化基金など環境関連のもの。
１１．掲示物
当日朝8時半ごろから準備できるよう、 掲示物を作っておく。
注意事項、銅祝パーティーの大き な案内の紙など 大学で印刷、事務局において帰る。（スペシャルスタッフと協力）
１２．同期生への働きかけ
・学部・学科別にパーティー出席 者を掲載して誰が来るか知ってもらう。
・パーティーに招待する先生、
代表者あいさつの情報をホームページに載せる。
・委員からも同じ学科、サークル
の人などへ積極的に情報発信する。
１３．式典中に子供を預ける場所 は？ → ASFキッズルーム 午前10時から利用可。この情報もHPに掲載。諸事情で式典に出られないが祝状を受け取りたい人は連絡してもらうように書いて おく。
１４．式典での花束・祝状受領
１５．第4回委員会の日程
5月17日（火）18時 半から 場所は上智会館会議室を予約。（事務局）