受付部打合せ　議事録

日時：　　５月１８日（水）１２：００〜１５：３０

場所：　　上智会館第３会議室

出席者：　伴(法法)、白川(文英)、松原(文仏)、猪口(文仏)、五十嵐(文社)、宮田(新聞)、沢崎(文心)、厚東(文心)、榑林(文史)、伊藤(文史)、尾崎(文社福)、石井(外独)、菅(外独)、小林(外西)、小谷(外西)、小川（外西）、神谷(理機)、吉見(理化)、高木（理化）、木村(理化)、恩田(外西)

事務局：　山田

記録：　　恩田

（プリンを差し入れてくれた五十嵐氏、カステラを差し入れてくれた宮田氏、その他お菓子を差し入れてくれた皆様に感謝！！）

受付部　人繰り表　について

１．現在４箇所（配置替、ＷＥＢ経由ＨＥＬＰの担当等）詰めているが、近日中に最終案リリース予定

２．新たなHELP等が追加になった為、当初案から大幅に変更（各自自分の名前を見ること）

３．HELPドタキャンの場合は、伴へ手配者から速やかに連絡のこと
　　　前日までならメールで
　　　当日は  伴携帯へ

前日までの準備

１．会場受付窓口配置は、エレベータの片側(パーティ会場入り口側)に「く」の字　　　　を書くような形に変更。配置図と張り紙位置の改訂版は伴が用意する

２．学部表示は高橋が作成済（山田が預かり）・学科別表示はパーティ部武井が持参

３．１Ｆ/５Ｆの壁面、５Ｆの階段沿いの掲示紙は、榑林がDATAを準備。
　　　前日上智でプリントアウトする（内容は伴が用意→榑林へ送付）

４．「当日HELPにも判りやすいチャート」は小林が用意→伴へ送付（２４日頃）

５．受付脇の教室を、準備委員控え室として使用の許可を取る（山田）→大学側不許可のため、事務局にあるパーティションを使って、受付脇に控えの場所の設置を検討中(山田より)

６．パーティ以後の受付の机・椅子の片づけを学生に依頼する（山田）


前日の準備

日時：５月２８日(土)１３時〜　場所：上智会館第３会議室

１．掲示紙のプリントアウト

２．各学科名を記したサイン（円筒形のもの？）(色画用紙は当日購入)

３．出席者名簿・名札・白紙名札・サインペン・パーティ部会作成のチラシ・記念品・記念品を入れる箱・領収書・現金出納記録用紙の準備

　　　　　１４時（可能であれば１３時）〜１６時　場所：２号館５Ｆ

１．パーティ係の男性も手伝いをして、受付の机と椅子を並べる(およそ１２台)
　　　(パーティションも？)

２．掲示紙を壁面に貼る（壁面には必ずマスキングテープを使う）

３．当日白紙の名札に記入するコーナーを、会場入口コンビニ前に設置。机を配置(１〜２台？)


当    日

１１時１５分〜

１．式典会場では後部にいること。１１時過ぎたら式典会場からHELPと共にそっと抜け出し、パーティ会場に移動。控え室に私物を置く（準備委員・HELPのみ使用）→１１時１５分just（待った無し！！！）から打合せ開始の為、特にＨＥＬＰ手配者は時間徹底のこと

２．各受付窓口に、名簿、記念品、名札・白紙名札・チラシを用意

３．祝状のみ渡し窓口の用意

４．当日受付窓口は、当日記入用紙・領収書（寄付用・会費/記念品用）・現金出納記録用紙・名簿、金庫、白紙名札を用意

５．白紙名札記入机に、サインペンを用意


１２時〜　受付開始 　(混雑状況により柔軟に対処、１１時４５分〜開始してよい)

６．誘導係（白戸(社福)、福田(社福）、四宮(社福)が、エレベータからの誘導を行う。

文学ラインは宮田＋helpラインが、また外国、理工、法学、経済ライン（ラインは人数勘案当初案より変更）は伴＋helpラインが責任をもって、誘導客を受け入れる。渋滞したときは、受付へ向かう人の流れを止め、エレベータ反対側に滞留させる。祝状のみは当日窓口の隣に専用窓口を儲け猪口夫妻(仏文)が対応

７．誘導係は、「祝状のみは○番、当日受付は○番！」と、明確に案内する。
　　受付が終了した人には、極力速やかに入場を促す。

特記　　名札のお渡しは、学科別テーブルから受付に変更された

１２時半　開会（時間厳守）

８．受付担当・誘導係は、山田および昨年の銀祝委員(２〜３名)に受付を任せて入場

９.●印の各チーフ(「人繰り表」参照)は、担当学科の出席者が閉会までに自分の祝状を持っていくよう、必要に応じて注意を促す。（忘れた場合は、後日事務局から郵送）尚、各学科の委員は該当テーブル写真準備時、パーティ部写真班と共同で顧客「追い出し」をhelpする。(パーティ部より依頼あり)

１０．当日飛び入り参加した人で、祝状が欲しい場合は、帰りに当日受付で申し込むよう案内する（ただし、積極的には薦めない。問い合わせがあったときのみ）

１１．記念品を追加購入したい人は、パーティ後半に当日受付で購入できる旨アナウンスをする(税込１，５００円)（伴からパーティ係にアナウンスを依頼）→大量に余っている場合

１２．閉会にあたり、片付け作業（貼った紙をはがす、受付机の移動など） (ゴミ袋は山田が用意)
　　　(帰りは、階段を使うよう、出席者を誘導)

１３．閉会時当日受付は伴がhelpする、一方エレベータ階段誘導は宮田の指示に従う

１４．火災，地震発生時は動ける受付委員は速やかに階段降り口に集合。
　　　階段誘導にて参加者を非難させる。（大学からの緊急事態対応表熟読のこと）


そ　の　他

１．文房具はソフィア会のものを使用させていただく

２．受付で記念品を入れる箱は、数個は山田が用意。残りは、菓子箱などを利用。
　　（適当な箱があれば、前日持参してください）

３・パーティションの裏表に「銀祝会場・一般の方入場お断り」「ここから６Ｆに上がれます」という表示があったほうがよいのではないか？

４．準備委員の名札入れは山田が用意する

５．当日飛び込みの場合、会費は当日受付にて支払
　　　　　　　　　　本　人：　　　　　　５，０００円
　　　　　　同伴者：中学生以上　３，０００円
　　　　　　小学生以下　　　　　　無　料　

６．トラブル・苦情が発生したら、山田・伴・宮田に相談する

７．参加者がケガ・気分が悪くなったら、

　　○　程度が軽ければ、上智会館１Ｆに看護師が待機しているので、案内する
　　○　救急車を呼ぶような場合は、山田に依頼する

８．祝状を入れる学科別ボックスは安定が悪いので、イスに立てかけるか両面テープで固定するなど、良い方法を考える

９．「祝状のみの人は、式典後パーティ受付○○番で受け取るように」というアナウンスを、式典会場で流してもらう（山田が依頼）

１０．当日受付のおつり5,000円札×１０枚　1,000円札×２０枚  500円札×２０枚(山田が用意)

１１． 代理人に祝状・記念品を渡す際は、名簿備考欄に代理人の名前と連絡先
　　（出来れば電話番号など）を記入してもらう

１２．傘立ては無いので、当日雨の場合は山田がビニール袋を用意し、１Ｆのエレベータ
　　交通整理係が出席者に手渡す(回収のためのダンボールを用意(山田))

１３．28日の具体的行動計画は別途、伴が23日までにリリースする

１４．本議事録、及び近日中にリリースされる人繰り最終案は、手配者を通じてＨＥＬＰにも事前に見てもらうとスムーズに行くが、最低限小林（西）が作製予定のチャートがあれば、当日初めてのＨＥＬＰでも対応可。


以上