第4回2005銀祝準備委員会議事録



日時: 2005年4月22日(金) 18:30〜21:00

場所: 上智会館第3会議室

出席者: 吉澤清彦(外比)、八木信彦(経営)、伴道宏(法法)、
      五十嵐幹雄(文社)、大月実(外仏)、旦まゆみ(外仏)、
      高橋正江(外西)、恩田敬子(外西)、小林裕子(外西)、
      池田晶子(文哲)、小幡富志男(文社)、田中清行(文社)、
      松原敏乃(文仏)、神谷真理子(理化)、白川祐梨(文英)、
      武井暁彦(理機)、高橋洋治(外西)、厚東クール(文心)、
      石井尚子(外独)、

事務局: 山田知子



1. 初めて出席した準備委員の自己紹介


2. 記念品(ロゴ入りケイタイ・ストラップ)実物回覧(HPにも載せる)


3.新2号館業者センダンへパーティーの概要説明(五十嵐さん)
  • 飲み物・食べ物(温かい料理・冷たい料理)
  • 食器・グラスなど食事関係全体をセンダンに用意してもらう
  • 一人2500円の予算で350名分(5月10日頃出欠の返事を集計し修正する)
  • 4月27日までにメニュー案をだしてもらう(メールで受け取る)
  • 食事の評価アンケートを銀祝HPにて計画する(池田さん)


4.会場下見(全員で新2号館5階学生食堂へ
  • 右側の入り口は他の同窓生が上階のガーデン・テラスへ上がるので
    銀祝は左側のみ使用する(ツイタテ必要)   
  • お料理のシマを4つ(テーブル6コで1シマ)作る(センダン担当)

  • 学科ごとの小テーブルを作り(センダンに依頼する)、
    祝状を学科ごとに置いておく


5.式典での役割

  • 代表挨拶は吉澤委員長
  • 花束受領は神谷さん
  • 祝状受領は木村さん


6.HP(池田さん)
   
    各メンバーの自己紹介を早くメールしてください
  

7.装飾花(厚東さん)

  • 学科ごとの小テーブルに置く・入り口にも
       
  • 前日(5月28日)に準備を兼ねてフラワー・アレンンジメント教室を開催し、
    テーブル数用意する
    14:00から上智会館第3会議室(予約予定)にて
     


8.次回の全体準備委員会(パーティー部会中心)
   
    日時: 5月13日(金)  18:30〜
    場所: ソフィアンズクラブ

 ☆ 受付部会(出欠は伴リーダーへお願いします)

    日時: 5月18日(水)  12:00〜14:00
    場所: 上智会館4階 第3会議室

 ☆ 祝状用ラベル貼り作業−どなたでもお手伝いできる方、お願いします
    (出欠の返事は山田さんまで)

    日時: 5月18日(水)  10:30〜12:00 午後も作業完了まで
    場所: 上智会館4階 第3会議室


9.パーティー部会の決定事項

  • パーティー担当者:
    五十嵐(リーダー)・鈴木・木村・厚東・田中・大月・八木・高橋洋・
    武井・旦

  • 司会担当は五十嵐(パーティー準備部会リーダー)さん
  • 挨拶は吉澤(銀祝実行委員長)さん
  • 乾杯の音頭は剣持(ソフィア会事務局長)さん

  • あとの担当は五十嵐さんが決める

  • レンタルする物(レントオールより):ステージ
  • 大学から借りる物:金屏風・音響(マイク・スピーカー)・タテ看板(大・小3)

  • 横断幕の作成(田中さん)ステージ上の金屏風の上に「上智大学 祝2005銀祝」

  • 掲示(式次第・撮影順番)前週に作成し大学で拡大コピーする

  • カメラマンの手配(田中さん)デジカメで50,000円の予算

  • 学科テーブルの配置を小さな紙にコピーして受付に置き、取ってもらう

  • ソフィア会からお手伝いの学生(男子1名・女子1名)派遣してもらう
     当日の細々としたことを手伝ってもらう


10.前日・当日の予定

     5月28日(土)午後2時以降〜 パーティー会場、受付準備

     5月29日(日)式典後、ソフィア会総会に出ないで、受付などの準備


11.受付係の決定事項 2005/04/22


(1) リーダー 伴

(2) それぞれ、伴リーダーにメールを送付し、伴リーダーは受付だけのメールリンクを作る。

(3)メンバーはそれぞれサブで受付を手伝ってくれる人を探す。決定をしたら、それぞれ伴リーダーに
メールで連絡をする。

(4)パーティに出席をしない人の祝状を渡すための受付は、通常の受付とは別途設定することとし、
係員は受付のメンバーではなく、パーティのメンバーから出す。

(5)パーティ出席者の祝状は、会場の中の学部別の場所に置き、それぞれが持ち帰ることとする。
 (持ち帰り忘れた人には郵送対応をする。)

(6)飛び込みの人、未入金の人は会計係に案内をする。

(7)受付分担
  ・学部別の受付とする。神学部は文学部に含めることとする。
  ・分担は仮に以下の通りとする。  
  ※ 恩田さん(西語)は事務局山田さんと会計係を行う。
  ※ 榑林さん(史学)、尾崎さん(社会福祉)、宮田さん(新聞)は4/22欠席

文学部            哲学 白川   外国語学部       英語 石井(独語)   
教育 仏語
英語 独語
仏文 松原   西語 小林(西語)   
独文 比較文化
社会 ポルトガル語
新聞 宮田(新聞) ロシア語
心理 榑林(史学) 理工学部   神谷(理化)
国文 尾崎(社会福祉)    法学部   伴(法律)
史学 経済学部       伴(法律)(サポートの友人を探す) 
社会福祉
神学部


(8)名札、祝状用ボックスについては、学部別に色分けをすることとする。
  (名札が事務局が作成をするが、色をつけるのは受付係の仕事)

(9)ストラップを渡すのは、とりあえず出席の卒業生のみ。卒業生ではない同伴者には渡さない。
  出席していない人の分も売ってほしい、という要望があっても、受付の段階では断る。
  (余り具合によってあとで決定)

(10)式典の受付は不要。

(11)次回の受付係の集合
  
  【日時】5月18日(水) 12:00〜14:00
    ※早めに来れる人は、10:30より事務局作業の手伝い(祝状の封入など)
     (手伝ってくれる友人をできるだけ連れてくる)
  【場所】上智会館会議室
  【目的】当日の受付作業の詳細の相談(机の置き方他)
      受付マニュアルの作成

                                       

以上


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