エントリーシステムの利用について
登録団体(或いは実行委員会)は各種イベント(総会・記念式典・講演会・懇親会等)の申込みを受付・管理するために、ソフィア会のエントリーシステムを利用し、ソフィア会Webサイトのページ上で「エントリーフォーム」を利用することができます。
エントリーフォームの例:必要な任意項目を選んで「エントリーフォーム」の作成依頼ができます。
作成依頼票と紹介ページ(案内文)の例:
利用手順
- 申請: 項目選択・保存・送信
「Webエントリーフォーム作成依頼票」(以下「作成依頼票」)の「エントリーフォームのタイプ」を選択し、「エントリー希望者の入力項目」を指定の上、事務局に申請してください。
>>「Webエントリーフォーム 作成依頼票」[Word形式 28KB]はこちらから
- 「エントリーフォームのタイプ」は、①表示言語 [1.日本語版、2.英語版、3.日・英両版]、②対象者 [1.会員用、2.一般用] の選択が可能です。
- 「エントリー希望者の入力項目」には「デフォルト(常設)の必須項目」と「任意(追加できる)項目」があります。「作成依頼票」の任意項目を選んでください。
- 項目選択後、「作成依頼票」に名前を付けてファイルを保存してください。
- こちらの「記事掲載申込み Contact」ページを開き、[送信内容]の項目で[エントリーシステムの利用申請]を選択し、保存しておいた「作成依頼票」のファイルを添付して、送信してください。
- 前提: 依頼内容の承認・契約書
エントリーシステムの利用は「作成依頼票」の内容に関する事務局主事の承認が毎回必要です。
また、初めて利用する場合は「機密保持契約書」を締結していただきます。
>>「機密保持契約書」[PDF形式 160KB]はこちらから
- エントリーシステムの登録データは、個人情報に関わりますので、慎重に管理されなければなりません。そのため、「機密保持契約書」の締結を前提としています。
- 申し込む該当団体が「機密保持契約書」を既に締結している場合は、「作成依頼票」のみで申請を受け付けます。
- 運用: URL設定・データ管理
「作成依頼票」に基づいて作成された「エントリーフォーム」が仕上がり次第、データ管理者(作成依頼者)にご連絡いたします。- 作成依頼者が「エントリーフォーム」を確認後、Webサイトの必要な箇所(「該当イベントの案内ページ」等)にエントリーフォームのボタン(URL)を設定(添付)いたします。
- 「エントリーされたデータ」は逐次「CSVファイル」に蓄積されます。
- 「CSVファイル」のIDとパスワードをデータ管理者にお伝えしますので、厳重な管理をお願いします。
- ご利用の際には、「CSVファイル」をエクセルファイルにダウンロードして、データを加工し、管理してください。
告知方法
エントリーフォームの掲載を告知し、登録を促すには幾つかの方法がありますのでご活用ください。
- ソフィア会Webサイトの「案内ページ」の利用:
- Webサイトの「案内ページ」(「新着情報欄」からリンク)にエントリーフォームのボタン(URL)を設定することにより、その利用を促すことができます。
> Webサイトのトップページにある「学部・学科同窓会」或いは「地域・各種ソフィア会」の「新着情報欄」に「案内ページ」のタイトルが掲出されます。 - 「案内ページ」の原稿を作成の上、その掲載を事務局に依頼してください。
>「案内原稿」や「写真」を事務局に送信するには、Webサイトの「記事掲載申込み」をご利用ください。 - 登録団体(或いは実行委員会)独自のWebやBlogのサイトにエントリーフォームのボタンを設定する場合は、添付用のURLをお送りします。
- Webサイトの「案内ページ」(「新着情報欄」からリンク)にエントリーフォームのボタン(URL)を設定することにより、その利用を促すことができます。
- メールニュース(月2回配信)の利用:
- メールニュースに上述「新着情報欄」のタイトルを掲載して、Webサイトの「案内ページ」にリンクさせることができます。
(メールニュースへのタイトル掲載については、事務局にお問い合わせください。)
- メールニュースに上述「新着情報欄」のタイトルを掲載して、Webサイトの「案内ページ」にリンクさせることができます。
- Facebookの利用:
- 「新着情報欄」に掲出されたタイトルは、ソフィア会Facebook、及びソフィア会twitterに自動的に転載され、Webサイトの「案内ページ」に誘導されます。