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エントリーシステムの利用について

登録団体(或いは実行委員会)は各種イベント(総会・記念式典・講演会・懇親会等)の申込みを受付・管理するために、ソフィア会のエントリーシステムを利用し、ソフィア会Webサイトのページ上で「エントリーフォーム」を利用することができます。

エントリーフォームの例:必要な任意項目を選んで「エントリーフォーム」の作成依頼ができます。

エントリーフォームの例
日本語:項目最少例
(常設必須項目と備考欄の例)

エントリーフォームの例
日本語:項目最多例
(任意項目を全て選択する場合の例)

エントリーフォームの例
Minimum Version in English

エントリーフォームの例
Full Version in English

作成依頼票と紹介ページ(案内文)の例:

エントリーフォーム 作成依頼票の例
エントリーフォーム
作成依頼票の例

お知らせ(案内文)の例
お知らせ(案内文)の例

反映されたフォーム
反映されたフォーム

利用手順

  1. 申請: 項目選択・保存・送信
    「Webエントリーフォーム作成依頼票」(以下「作成依頼票」)の「エントリーフォームのタイプ」を選択し、「エントリー希望者の入力項目」を指定の上、事務局に申請してください。
    >>「Webエントリーフォーム 作成依頼票」[Word形式 28KB]はこちらから
    • 「エントリーフォームのタイプ」は、①表示言語 [1.日本語版、2.英語版、3.日・英両版]、②対象者 [1.会員用、2.一般用] の選択が可能です。
    • 「エントリー希望者の入力項目」には「デフォルト(常設)の必須項目」と「任意(追加できる)項目」があります。「作成依頼票」の任意項目を選んでください。
    • 項目選択後、「作成依頼票」に名前を付けてファイルを保存してください。
    • こちらの「記事掲載申込み Contact」ページを開き、[送信内容]の項目で[エントリーシステムの利用申請]を選択し、保存しておいた「作成依頼票」のファイルを添付して、送信してください。

  2. 前提: 依頼内容の承認・契約書
    エントリーシステムの利用は「作成依頼票」の内容に関する事務局主事の承認が毎回必要です。
    また、初めて利用する場合は「機密保持契約書」を締結していただきます。
    >>「機密保持契約書」[PDF形式 123KB]はこちらから
    • エントリーシステムの登録データは、個人情報に関わりますので、慎重に管理されなければなりません。そのため、「機密保持契約書」の締結を前提としています。
    • 申し込む該当団体が「機密保持契約書」を既に締結している場合は、「作成依頼票」のみで申請を受け付けます。

  3. 運用: URL設定・データ管理
    「作成依頼票」に基づいて作成された「エントリーフォーム」が仕上がり次第、データ管理者(作成依頼者)にご連絡いたします。
    • 作成依頼者が「エントリーフォーム」を確認後、Webサイトの必要な箇所(「該当イベントの案内ページ」等)にエントリーフォームのボタン(URL)を設定(添付)いたします。
    • 「エントリーされたデータ」は逐次「CSVファイル」に蓄積されます。
    • 「CSVファイル」のIDとパスワードをデータ管理者にお伝えしますので、厳重な管理をお願いします。
    • ご利用の際には、「CSVファイル」をエクセルファイルにダウンロードして、データを加工し、管理してください。

告知方法

エントリーフォームの掲載を告知し、登録を促すには幾つかの方法がありますのでご活用ください。


  1. ソフィア会Webサイトの「案内ページ」の利用:
    • Webサイトの「案内ページ」(「新着情報欄」からリンク)にエントリーフォームのボタン(URL)を設定することにより、その利用を促すことができます。
      > Webサイトのトップページにある「学部・学科同窓会」或いは「地域・各種ソフィア会」の「新着情報欄」に「案内ページ」のタイトルが掲出されます。
    • 「案内ページ」の原稿を作成の上、その掲載を事務局に依頼してください。
      >「案内原稿」や「写真」を事務局に送信するには、Webサイトの「記事掲載申込み」をご利用ください。
    • 登録団体(或いは実行委員会)独自のWebやBlogのサイトにエントリーフォームのボタンを設定する場合は、添付用のURLをお送りします。

  2. メールニュース(月2回配信)の利用:
    • メールニュースに上述「新着情報欄」のタイトルを掲載して、Webサイトの「案内ページ」にリンクさせることができます。
      (メールニュースへのタイトル掲載については、事務局にお問い合わせください。)

  3. Facebookの利用:
    • 「新着情報欄」に掲出されたタイトルは、ソフィア会Facebook、及びソフィア会twitterに自動的に転載され、Webサイトの「案内ページ」に誘導されます。
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