ソフィア会ハンドブック 上智大学創立100周年記念号 2013-2014

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●ソフィア会会員の個人情報とは　入学時に「上智大学卒業と同時に本学の同窓会員（上智大学ソフィア会の正会員）になります」とお知らせしているように、卒業と同時に大学から預かりソフィア会独自に管理している情報のことです。その内容は氏名、旧姓、性別、卒年、学部学科、郵便番号、住所、電話番号、Emailアドレス、連絡先（主に実家の住所）、卒業後の勤務先情報などです。●個人情報の収集　個人情報の収集にあたっては、ソフィア会会則において予め明確に定められた目的のために、会員の皆さまに知らせた上で、目的の達成に必要な範囲内で個人情報を収集します。　「ソフィア会は会員相互の親睦を深めること、及び上智大学の使命達成と発展に貢献することを目的とする（上智大学ソフィア会会則第2章第3条）」●個人情報の利用　収集した個人情報は、ソフィア会会則に則った目的の範囲内において利用します。●業務の委託　個人情報の取り扱いを外部に委託する場合には、予め秘密保持契約等を締結し、目的外の個人情報の使用を禁止・秘密保持及び使用後の破棄を義務付けます。●個人情報の管理　個人情報は正確かつ最新の状態での管理・維持に努め、個人情報への不正アクセス、破壊、改ざん、漏洩の防止の為に適切な措置を講じます。●第三者への開示・提供　第3項に基づく外部への委託、法令による規定や国家機関の特別な要請等の特殊な場合を除き、会員の事前承諾なく第三者に開示・提供はしません。●自己情報の開示・提供　会員の方が自己情報を開示、訂正またはソフィア会からの郵送の拒否、及び自己情報の公開拒否を希望される場合には、メールまたはFAXにて事務局までお知らせください。適切な期間内に対応させていただきます。●個人情報の管理はどのようにして行われているか　現在、会員名簿の制作、販売はしておりません。（1998年版を事務局で閲覧することはできます） 　ソフィア会からの一括した発送物は、情報の紛失、漏洩対策を万全にするためにソフィア会と契約関係にある業者に委託します。 　本人の同意なく第三者に個人情報を提供することはいたしません。但し、母校の学術研究支援や同窓会活動には個人情報が必要な場合がありますので次の項のように使用規定を定めました。●同窓会活動で個人情報が使われる場合とは　ソフィア会からの通知　（ソフィアンズナウ、金銀銅の祝典案内状、募金依頼など） 　学部、学科、クラスから同窓会開催通知 　地域ソフィア会から同窓会開催通知（国内のみ） ●個人情報の開示、訂正、削除について　本人確認をさせていただいた上で開示、訂正、削除を行います。但し削除についてはシステム上コンピュータの会員履歴には残ります。 　なお、上記のソフィア会ガイドラインに同意されない方は次の例示をご参照の上、ソフィア会事務局までお申し出ください。　個人情報を公開したくない場合…公開拒否＝同窓会の幹事に個人情報が伝わりませんので案内の通知が届きません。但し、学部、学科、クラスのリストには在籍していた氏名（旧姓）は残ります。地域ソフィア会には氏名も伝わりません。　ソフィア会からの送付物はいらない場合…郵送拒否＝ソフィアンズナウ（年２回発行）、金銀銅の祝典の案内などソフィア会からの送付物が届きません。　学部、学科、クラスからの案内やソフィア会からの送付物は受取りたいが、地域のソフィア会からの案内はいらない場合…地域ソフィア会拒否＝地域ソフィア会の代表者に個人情報が伝わりませんので、地域ソフィア会の案内は届きません。●同窓会幹事担当の方へ　同窓会を開催するために、最新の「該当会員情報」が必要な場合は以下のような手続きが必要です。　①学部、学科、クラスの場合：お申し込みは、代表者２名（以上）でお願いいたします。「該当宛名ラベル」「該当会員リスト」を提供いたします。お申し込みと同時に、個人情報保護という点を配慮して、該当会員の情報は同窓会開催のためだけに使うという「同意書」を提出していただいております。同窓会開催の通知をソフィア会事務局にもお送りください。　②地域ソフィア会（国内）の場合：最初に代表者５名で会を立ち上げることをソフィア会事務局までお届けください。上記代表者のうち1名がお申し込みいただければ、「該当会員情報」「該当会員リスト」を提供いたします。お申し込みと同時に、該当会員の情報は個人情報保護という点を配慮して同窓会開催のためだけに使うという「同意書」を提出していただいております。同窓会開催の通知をソフィア会事務局にもお送りください。　なお、海外ソフィア会に関しては、システム上対応できませんので、会員情報の提供は行っておりません。　「該当宛名ラベル」には氏名、郵便番号、住所、会員番号が、「該当会員リスト」には氏名、旧姓、郵便番号、住所、電話番号、学部、学科、卒年、会員番号が表記されています。いずれも、出力時に実費をいただいております。（登録ソフィア会は無料です）●個人情報の表記について　ソフィア会では、卒業生と事務局のやりとりの中でお名前の後に必ず卒業年、学部学科を表記していただくようお願いしています。これはお互いに責任ある対応をするための基本姿勢です。　また、ソフィア会HPやソフィアンズナウの記事上で登場する個人名にも必ず卒業年、学部学科を表記しています。情報誌の中で、個人名をきちんとした「情報」として扱っているからです。そして、もっと言えばこの（卒年、学部学科）表記が上智大学を卒業したソフィアンであることを共有する符号のようなものと考えています。思わぬ処で同級生のニュースを目にすることもあり、ちょっとしたきっかけが母校に足を向けさせる機会にもなるようです。また、文中の氏名に（卒年、学部学科）の付記がない場合は上智の卒業生ではないという明らかな差別化もできています。個人情報の取り扱いについては慎重に取り組んでおりますが、情報誌の中での表記については以上のような姿勢で対応しております。同窓会活動を円滑にまた活発にするために事務局は苦慮しつつも皆さまのご理解をいただけるよう努力しておりますのでご協力をお願い申し上げます。個人情報の扱いについて個人情報保護に関するソフィア会の基本方針22

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